كيفية كتابة نموذج إيميل رسمي لشركة

كتب بواسطة: هادي بدر | نشر في

هناك أسباب عدة تدفعك إلى كِتابة إيميل رسمي وإرساله إلى مؤسسة/ شركة/ شخص مسؤول، وحتى تتمكن من إرساله يجب أن تكون كتبته بشكلٍ صحيح؛ إذ يجب أن يتم مُراعاة فيه الخطوات بالترتيب ومعايير الكتابة الرسمية، كما يُمكن اللجوء إلى نماذج مكتوبة جاهزة في حالة عدم القدرة على كتابته بنفسك.

خطوات كتابة إيميل رسمي لشركة

حتى تتمكن من كتابة إيميل وإرسالة إلى شركة يجب أن تتم كتابته بطريقة رسمية بمراعاة بعض المعايير والشروط المُهمة، وتتمثل خطوات ومعايير كتابته في الآتي:
إقرأ ايضاً:رمز السويفت لمصرف أبو ظبي الإسلامي في مصر أفضل تمويل شخصي لموظفي القطاع الخاص بدون كفيل

1- تحديد إيميل المرسل إليه

يجب في بداية الإيميل كتابة (البريد الإلكتروني) للطرف الآخر ومُراعاة أن يكون دقيقًا ومكتوبًا بالصياغة الصحيحة.

2- يجب أن يكون للإيميل عنوانًا

يجب أن يكون الموضوع مُحددًا وذلك من خلال إنشاء عنوان بسيط ومناسب في المكان المُخصص لذلك، ويجب مُراعاة بعض المعايير في العنوان والتي تتمثل في الآتي:

أن يكون مُحددًا وقصيرًا.
يجب اختيار عنوان جذّاب ومباشر.
أن يكون موضحًا سبب كتابة الإيميل: (طلب مساعدة، طلب التقديم على وظيفة، شكوى،... وغيرها).

3- إلقاء التحية

من الجيّد عند كتابة إيميل رسمي أن يبدأه بعبارات التحية والسلام، ومراعاة أن تكون حاملة طابع احترافي، مثل: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته/ صباح الخير/ تحية طيبة وبعد؛/ ... وغيرها من العبارات الرسمية.

4- كتابة الموضوع

يجب تحديد الهدف من الإيميل ليكون احترافيًا، ويجب مُراعاة صياغتها وفقًا لبعض المعايير الهامة والتي تتمثل في الآتي:

أن تتكوّن الفقرة من سطرين إلى ثلاثة موضحًا فيها سبب كتابة الإيميل.
مُراعاة اختيار عباراتٍ قصيرة، واختيار مفرداتٍ فصحى سهلة ومعبرة.
البُعد عن كِتابة المفردات الغامضة أو التي تؤدي إلى التباس القارئ وعدم فهمه للمعنى.
أما الفقرة الثانية فيتم فيها ذكر التفاصيل بوضوحٍ وشكل مباشر.
استخدام اللغة العربية الفصحى ومراعاة أن يكون الإيميل صحيح لغويًا وإملائيًا.
الفقرة الثالثة تتكوّن من سطرين ويتم فيها صياغة عبارة تبين توقعاتك لرد الطرف الآخر: (انتظر تواصلكم معنا قريبًا،...).
مراعاة استخدام علامات الترقيم بشكل صحيح، والكتابة بشكلٍ منسق ومنظم.

5- ختام الإيميل

يجب اختتام الإيميل بعباراتٍ رسمية ومناسبة في نهايته، والتي يُمكن أن تكون على النحو التالي: (تحيّة طيبة، مع أطيب التمنيات، تمنياتي لك بالتوفيق... وغيرها).

6- كتابة البيانات وإضافة المستندات

يجب أن تتختم رسالتك بالبيانات الشخصية وبيانات التواصل كاملة، ومراعاة ملئها بدقةٍ وبشكل صحيح، وتتمثل تِلك البيانات في:

الاسم الكامل.
البريد الإلكتروني.
رقم الهاتف.
العنوان.

أيضًا في حالة وجود مستندات لازمة للإيميل سواء ملفات أو صور أو أوراق يجب إرفاقها في الإيميل وذلك بمُراعاة الصيغ المُعتمدة.

نموذج إرسال إيميل رسمي لشركة

لإرسال إيميل إلى شركة أو مؤسسة سواء كان (طلب/ شكوى) يجب أن يكون رسميًا ومكتوبًا بصياغة معيّن، وأن يتم في ذكر البيانات اللازمة للطرفين، ويُمكن الاستعانة بنموذجٍ جاهز لمساعدتك في كتابة رسالتك من خلال الآتي:

1- نموذج إيميل باللغة العربية

المُرسَل إليه: .......

الموضوع: .......

إلى السيد: ........

تحية طيبة وبعد؛..

(موضوع الرسالة)

شكرًا لتفهمكم، ونتطلع لتعاوننا معًا في القريب.

مع أطيب التمنيات.

اسم المرسل: .....

منصب المرسل: .....

اسم الشركة: .....

2- نموذج إيميل باللغة الإنجليزية

To: .....

Subject: .....

To: .....

Greetings, ..

(Subject of the message)

Thank you for your understanding, and we look forward to working together in the near future.

With best wishes.

Sender's name: .....

Sender's position: .....

Company name: …….

اقرأ ايضاً